Manajemen Peran Serta Masyarakat

ekolah sebagai institusi tidak dapat lepas dari masyarakat di lingkungan sekolah tersebut berada. Untuk memahami apa dan untuk apa program hubungan sekolah dan masyarakat perlu diaplikasikan secara intensif dalam pengelolaan pendidikan, berikut ini akan diuraikan beberapa hal pokok: pengertian, tujuan, dan prinsip hubungan sekolah dengan masyarakat.

1. Pengertian

Secara umum orang dapat mengatakan apabila terjadi kontak, pertemuan dan lain-lain antara sekolah dengan orang di luar sekolah, adalah kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat. Apakah ini yang dimaksud dengan hubungan sekolah dengan masyarakat, tentunya yang dimaksudkan dalam uraian di sini tidak sesederhana pengertian tersebut.  Arthur B. Mochlan menyatakan school public relation adalah kegiatan yang dilakukan sekolah atau sekolah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

Apa sebenarnya kebutuhan masyarakat terhadap sekolah itu? Masyarakat (lebih khusus lagi orang tua murid) mengirimkan anak-anaknya ke sekolah agar mereka dapat menjadi manusia dewasa yang bermanfaat bagi kehidupannya dan bagi masyarakat secara umum. Secara praktis sering kita dengar para orang tua menginginkan anaknya dapat berprestasi di sekolah  Ini berarti kebutuhan masyarakat terhadap sekolah adalah penyelenggaraan dan pelayanan proses belajar mengajar yang berkualitas dengan out put yang berkualitas pula. Dengan tuntutan yang demikian  akan menjadi beban bagi sekolah, dengan segala keterbatasan yang dimilikinya (tenaga, biaya, waktu dan sebagainya).

Pengertian di atas memberikan isyarat kepada kita bahwa hubungan sekolah dengan masyarakat lebih banyak menekankan pada pemenuhan akan kebutuhan masyarakat yang terkait dengan sekolah. Di sisi lain pengertian tersebut di atas menggambarkan bahwa pelaksanaan hubungan masyarakat tidak menunggu adanya permintaan masyarakat, tetapi sekolah berusaha secara aktif (jemput bola), serta mengambil inisiatif untuk melakukan berbagai aktivitas agar tercipta hubungan dan kerjasama harmonis.

Apabila dicermati pengertian tersebut di atas, nampaknya lebih mengarah pada pola hubungan satu arah, yaitu kemauan sekolah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat tentang hal-hal yang berkaitan dengan sekolah. Ini berarti pihak sekolah kurang mendapatkan balikan dari pihak masyarakat.

Definisi yang lebih lengkap diungkapkan oleh Bernays seperti dikutip oleh Suriansyah (2000), yang menyatakan bahwa hubungan sekolah dengan masyarakat adalah:

1. Information given to the public (memberikan informasi secara jelas dan lengkap kepada masyarakat)
2. Persuasion directed at the public, to modify attitude and action (melakukan persuasi kepada masyarakat dalam rangka merubah sikap dan tindakan yang perlu mereka lakukan terhadap sekolah)
3. Effort to integrated attitudes and action of institution with its public and of public with the institution (suatu upaya untuk menyatukan sikap dan tindakan yang dilakukan oleh sekolah dengan sikap dan tindakan yang dilakukan oleh masyarakat secara timbal balik, yaitu dari sekolah ke masyarakat dan dari masyarakat ke sekolah.

Pengertian di atas memberikan gambaran kepada kita apa sebenarnya hakekat hubungan sekolah dan masyarakat. Hal terpenting dari pengertian di atas, adalah adanya informasi yang diberikan kepada masyarakat yang dampaknya dapat merubah sikap dan tindakan masyarakat terhadap pendidikan serta masyarakat memberikan sesuatu untuk perbaikan pendidikan.

Dengan memahami dua pengertian hubungan sekolah dengan masyarakat di atas, kita dapat membuat suatu pengertian sederhana tentang hubungan sekolah dan masyarakat sebagai suatu “proses kegiatan menumbuhkan dan membina saling pengertian kepada masyarakat dan orang tua murid tentang visi dan misi sekolah, program kerja sekolah, masalah-masalah yang dihadapi serta berbagai aktivitas sekolah lainnya”.

Pengertian ini memberikan dasar bagi sekolah, bahwa sekolah perlu memiliki visi dan misi serta program kerja yang jelas, agar masyarakat memahami apa yang ingin dicapai oleh sekolah dan masalah/kendala yang dihadapi sekolah dalam mencapai tujuan, melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh sekolah. Dengan demikian mereka dapat memikirkan tentang peranan apa yang dapat dilakukan oleh masyarakat/orang tua murid dan stakeholders lainnya untuk membantu sekolah.

Pemahaman masyarakat yang mendalam, jelas dan konprehensip tentang sekolah merupakan salah satu faktor pendorong lahirnya dukungan dan bantuan mereka terhadap sekolah. Hal ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh C.L. Brownell seperti dikutip oleh Suriansyah (2001) yang menyatakan bahwa: Knowledge of the program is essential to understanding, and understanding is basic to appreciation, appreciation is basic to support.

Bertolak dari pendapat yang diungkapkan Brownell tersebut di atas, dapat dipahami bahwa ssekolah perlu melakukan beberapa aktivitas dalam melaksanakan manajemen peran serta masyarakat agar dapat mencapai hasil yang diharapkan dan memberdayakan masyarakat dan stakeholders lainnya. Beberapa aktivitas tersebut adalah:

Selalu memberikan penjelasan secara periodik kepada masyarakat tentang program-program pendidikan di sekolah, masalah-masalah yang dihadapi dan kemajuan-kemajuan yang dapat dicapai oleh sekolah (berfungsi sebagai akuntabilitas). Agar pemahaman program oleh masyarakat menyentuh hal yang mendasar, maka harus dimulai dengan penjelasan tentang visi dan misi serta tujuan sekolah secara keseluruhan. Apa yang dimaksud dengan visi dan misi sekolah anda dapat memperdalam pada buku-buku reference lain. Kenyataan selama ini tidak semua warga sekolah menghayati atau memiliki pemahaman yang mendalam tentang visi dan misi sekolah, sehingga pada saat masyarakat ingin mengetahui secara mendalam tentang hal tersebut warga sekolah (guru, murid, staf tata usaha dan lain-lain) tidak dapat memberikan  penjelasan secara rinci. Hal ini akan memberikan kesan yang kurang baik kepada masyarakat.

Apabila penjelasan-penjelasan tersebut dipahami masyarakat dan apa yang diinginkan serta program-program tersebut sesuai  dengan kebutuhan masyarakat, maka penghargaan mereka terhadap sekolah akan tumbuh. Tumbuhnya penghargaan inilah yang akan mendorong adanya dukungan dan bantuan mereka pada sekolah. Dengan demikian maka program sekolah harus seiring dengan kebutuhan masyarakat. Karena memang pelanggan dan pengguna hasil lulusan sekolah adalah masyarakat. Atau dengan kata lain pelanggan sekolah itu pada hakekatnya adalah siswa dan orang tua siswa serta masyarakat. Karena itu kebutuhan dan kepuasan pelanggan merupakan hal pokok yang harus diperhatikan oleh lembaga sekolah. Sebagai contoh: Bagaimana masyarakat mau membantu sekolah apabila sekolah di tengah masyarakat religius dan fanatik,  sekolah tidak pernah memprogramkan kegiatan sekolah yang bersifat religius, sehingga sekolah terisolir dari masyarakatnya. Sekolah menjadi menara gading bagi lingkungan masyarakatnya sendiri. Kondisi ini yang mendorong masyarakat untuk tidak terlibat apalagi berpartisipasi membantu sekolah.

Bertolak dari gambaran tersebut di atas, Nampak  manfaat yang sangat besar bagi sekolah dan masyarakat, apabila hubungan sekolah dengan masyarakat benar-benar dapat dikelola dan direalisasikan secara utuh sesuai dengan konsepsi di atas.

Di samping manfaat seperti diuraikan di atas, pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat yang baik akan memberikan manfaat lain seperti:

1. Masyarakat/orang tua murid dan stakeholders lainnya akan mengerti dengan jelas tentang visi, misi, tujuan dan program kerja sekolah, kemajuan sekolah beserta masalah-masalah yang dihadapi sekolah  secara lengakap, jelas dan akurat.
2. Masyarakat/orang tua murid dan stakeholders lainnya akan mengetahui persoalan-persolan yang dihadapi atau mungkin dihadapi sekolah dalam mencapai tujuan yang diinginkan sekolah. Dengan demikian mereka dapat melihat secara jelas dimana mereka dapat berpartisipasi untuk membantu sekolah.
3. Sekolah akan mengenal secara mendalam latar belakang, keinginan dan harapan-harapan masyarakat terhadap sekolah. Pengenalan harapan masyarakat dan orang tua murid terhadap sekolah, khususnya sekolah merupakan unsur penting guna menumbuhkan dukungan yang kuat dari masyarakat. Apabila hal ini tercipta, maka sikap apatis, acuh tak acuh dan masa bodoh masyarakat akan hilang. Yang menjadi pertanyaan adalah, sudahkah sekolah mengenal harapan masyarakat? Atau sekarang justru sekolah memaksakan harapannya kepada masyarakat! Coba kita analisis kondisi tersebut berdasarkan pengalaman dan penglihatan selama ini dalam praktek penyelenggaraan pendidikan di tingkat sekolah. Apabila kita belum melakukan hal tersebut, maka sudah saatnya mulai sekarang sekolah berbenah diri untuk membangun kemitraan dengan masyarakat/ stakeholders untuk kemajuan sekolah.

Apabila kondisi dia atas tercipta, para siswa secara langsung mengetahui bahwa mereka mendapat perhatian yang besar dari kedua belah pihak, baik pihak orang tua/masyarakat maupun pihak sekolah. Hal ini tentunya merupakan kartu kendali bagi sekolah untuk bersikap, berperilaku dan bertindak di luar aturan sekolah yang ada. Kendali/control yang dilakukan bersama antara sekolah dan masyarakat secara terpadu akan memberikan ruang sempit bagi siswa, maupun warga sekolah lainnya yang akan bertindak atau berperilaku tidak sesuai dengan norma dan nilai yang berlaku di lingkungan sekolah dan lingkungan masyarakat.

Dalam kenyataan yang ditemui di lembaga-sekolah sekarang ini nampaknya masih sedikit ditemukan pola-pola hubungan yang dapat mendorong terciptanya keempat hal pokok di atas. Hal ini disebabkan adanya persepsi bahwa peningkatan mutu sekolah dan peningkatan proses pembelajaran cukup dilakukan oleh pihak sekolah atau pihak pemerintah secara sepihak. Sedangkan pihak masyarakat dan orang tua murid cukup dimintakan bantuannya dalam bentuk keuangan saja, atau ada semacam persepsi seolah-olah sekolah yang bertanggung jawab dalam peningkatan mutu. Sedangkan orang tua (masyarakat) tidak perlu terlibat dalam upaya peningkatan mutu di sekolah. Keterlibatan orang tua/masyarakat sering diinterpretasikan atau dipersepsi sebagai bentuk intervensi yang terlalu jauh memasuki kawasan otonomi sekolah. Keadaan ini juga turut berpengaruh terhadap terciptanya hubungan yang akrab antar sekolah dengan pihak masyarakat. Persepsi yang salah ini sebagai akibat dari kurangnya pemahaman masyarakat tentang pendidikan dan juga pemahaman warga sekolah tentang apa dan bagaimana harusnya pengelolaan hubungan sekolah dengan masyarakat dibangun. Di samping itu pemberdayaan masyarakat masih cenderung pada aspek pembiayaan.

2. Tujuan Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

Pengelolaan hubungan sekolah dengan masyarakat sebagai salah satu aktivitas yang mendapat kedudukan setara dengan kegiatan pengajaran, pengelolaan keuangan, pengelolaan kesiswaan dan sebagainya (ingat substansi kegiatan management sekolah) juga harus direncanakan, dikelola dan dievaluasi secara baik. Tanpa perencanaan dan pengelolaan serta evaluasi yang baik, tujuan yang hakiki dari kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat tidak akan tercapai.

Apa sebenarnya yang ingin dicapai dalam kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat?, gambaran pada pembahasan di atas sudah memperlihatkan kepada kita tentang apa yang ingin dicapai dalam kegiatan ini. Secara lebih lengkap Elsbree dan Mc Nelly seperti dikutip oleh Suriansyah (2001) menyatakan bahwa kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat bertujuan untuk

1. To improve the quality of children’s learning and growing.
2. To rise community goals and improve the quality of community living
3. To develop understanding, enthusiasm and support for community program of public educations

Dari pendapat ini terlihat bahwa yang ingin dicapai dalam kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat ini tidak hanya sekedar mendapat bantuan keuangan dari orang tua murid/masyarakat, tetapi lebih jauh  dari hal tersebut yaitu pengembangan kemampuan belajar anak dan peningkatan kualitas kehidupan masyarakat, yang pada akhirnya dapat menumbuhkan dukungan mereka akan pendidikan.

Sebagai bahan perbandingan, anda dapat mempelajari tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat yang dikemukakan oleh L. Hagman sebagai berikut:

1. Untuk memperoleh bantuan dari orang tua murid/masyarakat, Bantuan apa?  Ingat bantuan ini bukan hanya sekedar uang! Untuk melaporkan perkembangan dan kemajuan, masalah dan prestasi-prestasi yang dapat dicapai sekolah. Kapan sebenarnya laporan ini perlu dilakukan oleh pihak sekolah ?
2. Untuk memajukan program pendidikan.
3. Untuk mengembangkan kebersamaan dan kerjasama yang erat, sehingga segala permasalahan dan lain-lain dapat dilakukan secara bersama dan dalam waktu yang tepat.

Dari berbagai uraian di atas dapat disimpulkan bahwa hubungan sekolah dengan masyarakat sebenarnya bertujuan untuk meningkatkan:

1. Kualitas pembelajaran. Kualitas lulusan sekolah dalam aspek kognitif, afektif maupun psikomotor hanya akan dapat tercipta melalui proses pembelajar di kelas maupun di luar kelas. Proses pembelajaran yang berkualitas akan dapat dicapai apabila didukung oleh berbagai pihak termasuk orang tua murid/masyarakat.
2. Kualitas hasil belajar siswa. Kualitas belajar siswa akan tercapai apabila terjadi kebersamaan persepsi dan tindakan antara sekolah, masyarakat dan orang tua siswa. Kebersamaan ini terutama dalam memberikan arahan, bimbingan dan pengawasan pada anak/murid dalam belajar. Karena itu peningkatan kemitraan sekolah dengan orang tua murid dan masyarakat merupakan prasyarat yang tidak dapat ditinggalkan dalam konteks peningkatan mutu hasil belajar.
3. Kualitas pertumbuhan dan perkembangan peserta didik serta kualitas masyarakat (orang tua murid) itu sendiri. Kualitas masyarakat akan dapat dibangun melalui proses pendidikan dan hasil pendidikan yang handal. Lulusan yang berkualitas merupakan modal utama dalam membangun kualitas masyarakat di masa depan.

Ini berarti segala program yang dilakukan dalam kegiatan  hubungan sekolah dengan masyarakat harus mengacu pada peningkatan kualitas pembelajaran, kualitas hasil belajar dan kualitas pertumbuhan/perkembangan peserta didik. Apabila hal tersebut dapat kita lakukan, maka persepsi masyarakat tentang sekolah akan dapat dibangun secara optimal.

3. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

Apabila kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat ingin berhasil mencapai sasaran, baik dalam arti sasaran masyarakat/orang tua yang dapat diajak kerjasama maupun sasaran hasil yang diinginkan, maka beberapa prinsip-prinsip pelaksanaan di bawah ini harus menjadi pertimbangan dan perhatian. Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat adalah sebagai berikut:

1. Integrity.

Prinsip ini mengandung makna bahwa semua kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat harus terpadu, dalam arti apa yang dijelaskan, disampaikan dan disuguhkan kepada masyarakat harus informasi yang terpadu antara informasi kegiatan akademik maupun informasi kegiatan yang bersifat non akademik. Hindarkan sejauh mungkin upaya menyembunyikan (hidden activity) kegiatan yang telah, sedang dan akan dijalankan oleh sekolah, untuk menghindari salah persepsi serta kecurigaan terhadap sekolah. Biasanya sering terjadi sekolah tidak menginformasikan atau menutupi sesuatu yang sebenarnya menjadi masalah sekolah dan perlu bantuan atau dukungan orang tua murid. Oleh sebab itu sekolah harus sedini mungkin mengantisipasi kemungkinan adanya salah persepsi, salah interpretasi tentang informasi yang disajikan dengan melengkapi informasi yang akurat dan data yang lengkap, sehingga dapat diterima secara rasional oleh masyarakat. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan penilaian dan kepercayaan masyarakat/orang tua murid terhadap sekolah, atau dengan kata lain transparansi sekolah sangat diperlukan, lebih-lebih dalam era reformasi dan abad informasi ini, masyarakat akan semakin kritis dan berani memberikan penilaian secara langsung tentang sekolah. Bahkan tidak jarang penilaian dan persepsi yang disampaikan masyarakatan tentang sekolah sering tidak memiliki dasar dan data yang akurat dan valid. Persepsi yang demikian apabila tidak dihindari akan menyebabkan hal yang negatif bagi sekolah, akibatnya sekolah tidak akan mendapat dukungan bahkan mungkin sekolah hanya akan menunggu waktu kematiannya. Karena dia tidak dibutuhkan keberadaannya oleh masyarakatnya sendiri.

2. Continuity.

Prinsip ini berarti bahwa pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat, harus dilakukan secara terus menerus. Jadi pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat jangan hanya dilakukan secara insedental atau sewaktu-waktu, misalnya hanya 1 kali dalam satu tahun atau sekali dalam satu semester/caturwulan, atau hanya dilakukan oleh sekolah pada saat akan meminta bantuan keuangan kepada orang tua/masyarakat. Hal inilah yang menyebabkan masyarakat selalu beranggapan bahwa apabila ada panggilan sekolah untuk datang ke sekolah selalu dikaitkan dengan minta bantuan uang. Akibatnya mereka cenderung untuk tidak datang atau sekedar mewakilkan kepada orang lain untuk menghadiri undangan sekolah. Kenyataan selama ini menunjukkan bahwa undangan kepada orang tua murid dari sekolah sering diwakilkan kehadirannya kepada orang lain, sehingga kehadiran mereka hanya berkisar antara 60% – 70% bahkan tidak jarang kurang dari 30%. Apabila ini terkondisi, maka sekolah akan sulit mendapat dukungan yang kuat dari semua orang tua murid dan masyarakat.Perkembangan informasi, perkembangan kemajuan sekolah, permasalahan-permasalahan sekolah bahkan permasalahan belajar siswa selalu muncul dan tumbuh setiap saat, karena itu maka diperlukan penjelasan informasi yang terus menerus dari sekolah untuk masyarakat/orang tua murid, sehingga mereka sadar akan pentingnya keikutsertaan mereka dalam meningkatkan mutu pendidikan putra-putrinya. Oleh sebab itu maka informasi tentang sekolah yang akan disampaikan kepada masyarakat juga harus di updating setiap saat. Informasi yang sudah out update akan memberikan kesan kurang baik oleh masyarakat kepada sekolah.

3. Simplicity

Prinsip ini menghendaki agar dalam proses hubungan sekolah dengan masyarakat yang dilakukan baik komunikasi personal maupun komunikasi kelompok  pihak pemberi informasi (sekolah) dapat menyederhanakan berbagai informasi yang disajikan kepada masyarakat. Informasi yang disajikan kepada masyarakat melalui pertemuan langsung maupun  melalui media hendaknya disajikan dalam bentuk sederhana sesuai dengan kondisi dan karakteristik pendengar (masyarakat setempat). Prinsip kesederhanaan ini juga mengandung makna bahwa:

• Informasi yang disajikan dinyatakan dengan kata-kata yang penuh persahabatan dan mudah dimengerti. Banyak masyarakat yang tidak memahami istilah-istilah yang sangat ilmiah, oleh sebab itu penggunaan istilah sedapat mungkin disesuaikan dengan tingkat pemahaman masyarakat yang menjadi audience.
• Penggunaan kata-kata yang jelas, disukai oleh masyarakat atau akrab bagi pendengar.
• Informasi yang disajikan menggunakan pendekatan budaya setempat.

4. Coverage

Kegiatan pemberian informasi hendaknya menyeluruh dan mencakup semua aspek, factor atau substansi yang perlu disampaikan dan diketahui oleh masyarakat, misalnya program ekstra kurikuler, kegiatan kurikuler, remedial teaching dan lain-lain kegiatan. Prinsip ini juga mengandung makna bahwa segala informasi hendaknya lengkap, akurat dan up to date. Lengkap artinya tidak satu informasipun yang harus ditutupi atau disimpan,  padahal masyarakat/orang tua murid mempunyai hak untuk mengetahui keberadaan dan kemajuan (progress) sekolah dimana anaknya belajar. Oleh sebab itu informasi kemajuan sekolah, kegagalan/masalah yang dihadapi sekolah serta prestasi yang dapat dicapai sekolah harus dinformasikan kepada masyarakat. Akurat artinya informasi yang diberikan memang tepat dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dalam kaitannya ini juga berarti bahwa informasi yang diberikan jangan dibuat-buat atau informasi yang obyektif. Sedangkan up to date berarti informasi yang diberikan adalah informasi perkembangan, kemajuan, masalah dan prestasi sekolah terakhir. Dengan demikian masyarakat dapat memberikan penilaian sejauh mana sekolah dapat mencapai misi dan visi yang disusunnya.

5. Constructiveness

Program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya konstruktif  dalam arti sekolah memberikan informasi yang konstruktif kepada masyarakat. Dengan demikian masyarakat akan memberikan respon hal-hal positif tentang sekolah  serta mengerti dan memahami secara detail berbagai masalah (problem dan constrain) yang dihadapi sekolah. Apabila hal tersebut dapat mereka mengerti, akan merupakan salah satu faktor yang dapat mendorong mereka untuk memberikan bantuan kepada sekolah sesuai dengan permasalahan sekolah yang perlu mendapat perhatian dan pemecahan bersama. Hal ini menuntut sekolah untuk membuat daftar masalah (list of problems) yang perlu dikomunikasikan secara terus menerus kepada sasaran masyarakat tertentu.

Prinsip ini juga berarti dalam penyajian informasi hendaknya obyektif tanpa emosi dan rekayasa tertentu, termasuk dalam hal ini memberitahukan kelemahan-kelemahan sekolah dalam memacu peningkatan mutu pendidikan di sekolah.

Prinsip ini juga berarti bahwa informasi yang disajikan kepada khalayak sasaran harus dapat membangun kemauan dan merangsang untuk berpikir bagi penerima informasi.

Penjelasan yang konstruktif akan menarik bagi masyarakat dan akan diterima oleh masyarakat tanpa prasangka tertentu, hal ini akan mengarahkan mereka untuk berbuat sesuatu sesuai dengan keinginan sekolah. Untuk itu informasi yang ramah, obyektif berdasarkan data-data yang ada pada sekolah.

6. Adaptability

Program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya disesuaikan dengan keadaan di dalam lingkungan masyarakat tersebut. Penyesuaian dalam hal ini termasuk penyesuaian terhadap aktivitas, kebiasaan, budaya (culture) dan bahan informasi yang ada dan berlaku di dalam kehidupan masyarakat. Bahkan pelaksanaan kegiatan hubungan dengan masyarakat pun harus disesuaikan dengan kondisi masyarakat. Misalnya saja masyarakat daerah pertanian yang setiap pagi bekerja di sawah, tidak mungkin sekolah mengadakan kunjungan (home visit) pada pagi hari.

Pengertian-pengertian yang benar dan valid tentang opini serta faktor-faktor yang mendukung akan dapat menumbuhkan kemauan bagi masyarakat untuk berpartisipasi ke dalam pemecahan persoalan-persoalan yang dihadapi sekolah.

=====================

Manajemen Sekolah dalam Upaya Mengantisipasi Perubahan

Dalam kehidupan modern sekarang ini, pendidikan dihadapkan pada berbagai tantangan perubahan yang sangat cepat dan kadang-kadang kehadirannya sulit diprediksikan, sehingga menuntut setiap organisasi untuk dapat memiliki kemampuan antisipatif dan adaptif terhadap berbagai kemungkinan sebagai konsekwensi dari adanya perubahan. Begitu pula dengan sekolah, sebagai institusi yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan akan dihadapkan pada berbagai tantangan perubahan. Ketidakmampuan sekolah dalam mengantisipasi dan beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, lambat laun akan dapat menimbulkan keterpurukan sekolah itu sendiri, dan habis ditelan oleh perubahan.

Bentuk sikap antisipatif dan adaptif ini dapat dilakukan melalui upaya untuk melaksanakan perbaikan secara terus-menerus dalam proses manajemen. Jika kita mengacu pada konsep Total Quality Manajemen, maka upaya perbaikan secara terus menerus dalam proses manajemen di sekolah menjadi kebutuhan organisasi yang sangat mendasar. Dalam hal ini, Gostch dan Davis (Sudarwan Danim 2002:102) mengemukakan bahwa salah satu kaidah dalam mengaplikasikan TQM adalah adanya perbaikan kinerja sistem secara berkelanjutan. Untuk itu, kegiatan evaluasi dan riset menjadi amat penting adanya. Dengan melalui kegiatan evaluasi dan riset ini akan diperoleh data yang akurat untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berkenaan dengan usaha inovatif organisasi dan penyesuaiaian-penyesuaian terhadap berbagai perubahan.

Berbicara tentang sikap antisipatif ini, kita akan diingatkan pula dengan konsep budaya organisasi yang adaptif yang dikemukakan oleh Ralph Klinmann bahwa budaya adaptif merupakan sebuah budaya dengan pendekatan yang bersifat siap menanggung resiko, percaya, dan proaktif terhadap kehidupan individu. Para anggota secara aktif mendukung usaha satu sama lain untuk mengidentifikasi semua masalah dan mengimplementasikan pemecahan yang dapat berfungsi. Ada suatu rasa percaya (confidence) yang dimiliki bersama. Para anggotanya percaya, tanpa rasa bimbang bahwa mereka dapat menata olah secara efektif masalah baru dan peluang apa saja yang akan mereka temui. Kegairahan yang menyebar luas, satu semangat untuk melakukan apa saja yang dia hadapi untuk mencapai keberhasilan organisasi. Para anggota ini reseptif terhadap perubahan dan inovasi. Rosabeth Kanter mengemukakan bahwa jenis budaya ini menghargai dan mendorong kewiraswastaan, yang dapat membantu sebuah organisasi beradaptasi dengan lingkungan yang berubah, dengan memungkinkannya mengidentifikasi dan mengeksploitasi peluang-peluang baru. (John P. Kotter dan James L. Heskett: 17- 49). Dengan demikian, sikap antisipatif dan adaptif terhadap perubahan seyogyanya menjadi bagian dari budaya organisasi di sekolah, yang ditunjukkan dengan upaya melakukan berbagai perbaikan dalam proses manajemen.

Berkenaan dengan perbaikan pada proses manajemen. Ross (Sudarwan Danim, 2002:121) mengetengahkan tentang perubahan kultural dari kultur tradisional ke budaya mutu, yang mencakup 4 fokus, sebagaimana tampak dalam tabel berikut ini:

Focus	From Traditional	To Quality
Plan	Sort range budget	Future Strategic Issue
Organize	Hierarchi chain of command	Participant/Empowerment
Control	Variance Reporting	Quality Measure and Information or Self Control
Communication	Top Down	Top Down and Bottom Up
Decisions	Ad Hoc/ Crisis Management	Planned Change
Functional Management	Parochial, Competitive	Cross functional, Integrative
Quality Management	Fixing/One Short Manifacturing	Preventive, Continous, functions, and Process

PENDIDIKAN ANAK USIA DINI PENTING

JUBI – Pendidikan bagi anak usia dini sangat penting , karena saat itu dimulainya pembentukan mental dan karakter semasa kecil atau pada usia 0-5 tahun sebelum masuk sekolah pada tingkat pertama di sekolah dasar (SD). “Ini yang disebut masa masa emas pada si anak,” ujar Grace Ursia kepada Jubi belum lama ini di ruang kerjanya.

Menurut Grace melalui pendidikan pra sekolah ini, selain mental, seoarang anak dipersiapkan secara matang untuk bersaing, mempunyai ketrampilan tersendiri, menjadi seorang pemipin yang handal, dan berani tampil ditengah-tengah masyarakat.

Lebih lanjut jelas Grace bahwa latar belakang pelasaksanaan pengembangan pendidikan pra sekolah terdiri dari empat hal yaitu :

• Setiap anak mempunyai hak untuk hidup dan berkembang, pemberian imunisasi, ASI, Gizi, Kesehatan, dan Monitoring pertumbuhan.
• Hak Tumbuh kembang, Potensi masa Anak, Masa pertumbuhan, Usia Emas Golden Age : 0-5 tahun Simulasi Potensi Anak.
• Hak Perlindungan, melindungi anak dari tindak kekerasan secara fisik, non fisik, diskriminasi dan eksploitasi, dan jaminan akte kelahiran.
• Hak partisipasi, menjamin peran serta dan menghargai pendapat anak sesuai usia dan tingkat psikologisnya.

Bertolak dari empat hal diatas, maka menurut Grace ADP Port Numbay berusaha untuk melakukan pendidikan pra sekolah dengan nama program Wahana Pena Emas disosialisasikan kepada masyarakat sekitar tahun 2001.
“Wahana pena emas ini dilakukan bagi anak usia 0-5 tahun dan 5 -10 tahun. Di dalam program pena emas ini ada berbagai program yang dilakukan. Jadi bukan hanya pendidikan saja, karena lima tahun pertama kehidupan anak merupakan periode yang paling penting, “ujar Grace seraya menambahkan pada periode yang disebut “usia emas anak” atau “the golden age”, inilah tahun formatif untuk pembentukan untuk menentukan proses pembentukan pertumbuhan fisik dan perkembangan potensi anak, yaitu perkembangan motorik (pembentukan keterampilan anak), mental dan panca indera, afeksi dan pengembangan daya pikir anak.
Selain itu lanjut dia anak mendapat jaminan yang memadai akan gizi/nutrisi, kesehatan untuk pertumbuhan dan pembentukan fisik, jika organ tubuh ini tidak dilakukan dengan baik maka anak mengalami “cacat permanen” atau cacat pengembangan potensinya.
Lebih lanjut kata Grace bukan hanya segi pendidikan dari anak saja yang diperhatikan tetapi segi kesehatan dan ekonomi kerakyatan dari masyarakat itu juga diperhatikan bersamaan dengan program pena emas ini. “Masyarakat yang menerima program pena emas ini. Kami berusaha untuk membentuk suatu Kelompok Studi Masyarakat (KSM)/ Kelompok Swadaya Anak (KSA), di beberapa distrik yang ada di Kota Jayapura. Selain itu kami berusaha untuk meminta kesepakatan dari masyarakat untuk bisa memberikan tanah bagi kami dengan memberikan perjanjian tanah selama lima belas tahun, untuk bisa ada pembangunan gedung KSM/KSA,” ujar Grace.
KSA program yang dibentuk berupa materi-materi yang dibagi dalam dua kelas yaitu kelas A dan B. “Untuk Materi kelas A : usia 3-4 tahun, materinya adalah melatih keselarasan motorik, penguatan percaya diri, pengembangan afeksi dan komunikasi aktif. Materi kelas B : Usia 4-5 tahun, materi yang diberikan adalah melatih ketrampilan berpikir, antara lain : menjodohkan, mengkasifikasikasifikasi, memahami hubungan, memahami pola, memecahkan pola, pengembangan bahasa lisa, persiapan membaca dan menulis, persiapan menghitung dan menjumlahkan. selain itu dalam KSA ini ada penambahan satu program yang dilakukan pada usia 5-10 tahun, denga materi yang diberikan yaitu : pengembangan keterampilan anak, penguatan daya pikir dan pemecahan masalah.
Hingga saat ini, di Jayapura ada sekitar 37 KSM yang berangotakan 1701 Kelompok Kerja (KK), yang sudah tersebar.

Sementara itu pakar pendidikan dari FKIP Uncen, Dr. Leonard Sagisolo, M.Pd ketika ditemui Jubi ruang kerjanya Senin (1/10), mengatakan pendidikan pra sekolah atau yang bisanya di sebut Pendidikan anak Usia Dini (PAUD), sangat penting walaupun bersifat di luar sekolah, karena secara tidak langsung sudah membentuk moral anak, daya pikir anak (kognitif), dan ketrampilan anak (psikomotor), ini mempunyai dampak yang baik bagi anak tersebut.
Ketika anak tersebut dibentuk secara bertahap dari pendidikan prasekolah selain TK mau pun Play Group atau kelompok bermain ini maka secara berurutan dan kedepan nanti anak tersebut akan mempunyai kreatifitas, ketrampilan dan kemampuan yang baik ketika berada pada pendidikan formal SD sampai pada perguruan tinggi. Hal ini sangat menolong anak-anak untuk bertumbuh dan berkembang dengan baik, dan menolong masyarakat yang kurang mampu serta masyarakat dan anak-anak yang orang tuanya jarang berada di rumah karena pekerjaan mereka yang banyak.
“Namun yang perlu diperhatikan oleh para pengasuh anak, yang melayani dan mendidik anak tersebut harus memiliki kesabaran, kelemah lembutan, dan kemauan untuk membentuk anak tersebut, kalau tidak maka mental anak tersebut akan terganggu,” ujar Sagisolo.
Selain itu, Yudith Manai, salah satu pengurus (Staf Seksi Anak) Pada Kelompok Studi Masyarakat (KSM) Cendrerawasih, yang beralamat di Jln Aru Kompleks PLN Abepura, mengatakan sebelum KSM Cenderawasih berdiri sendiri, mereka masih bergabung dengan KSM Merpati di Kompleks Gereja Harapan Abepura. Bangunan KSM Cenderawasih baru dibangun sejak bulan Mei 2007 dan selesai pada akhir bulan Juli 2007. Tapi belum diresmikan, karena fasilitas yang akan digunakan dalam KSM seperti Komputer, Meja dan Alat Tulis dan Buku belum ada.
“Yang baru ada itu kursi, jumlahnya ada dua puluh dua kursi. Selain fasilitas ini, kami belum ada taman bacaan, rencana akan kami buat taman bacaan di sekitar halaman gedung ini. Saat ini jumlah murid di KSM Cenderwasih sebanyak 184 murid,” ujar Yudith Manai.
Lebih lanjut kata Yudith meski belum diresmikan gedung yang sudah dibangun ini dengan fasilitas yang minim tetapi program tetap berjalan sesuai dengan materi yang di berikan oleh Yayasan Wahanan Visi Indonesia (WVI) seperti Play Group dan Ibadah setiap dua minggu sekali dalam satu bulan untuk anak-anak usia 3-10 tahun.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa KSM Merpati Bergabung dengan KSM Cenderawasih untuk melakukan ibadah di gedung KSM Cenderawasih. “Kegitan pembuatan bak air minum bagi anak yang membutuhkan bak air minum dirumahnya kami lakukan setiap ada permintaan dari si anak. Pembuatan kartu natal, les tambahan materi komputer dan pembuatan kartu natal di komputer yang dilakukan setiap sore hari tergantung jam sekolah dari anak tersebut,” ujar Yudith.
Sedangkan anak usia 0-1 tahun yang termasuk dalam Kelompok Swadaya Anak (KSA), program yang sudah dilakukan oleh KSM Cenderawasih antara lain Penguatan Gizi anak yang di dalamnya pemberian makanan bergizi, Pemberian Imunisasi dan campak serta Pengobatan telinga, biasanya dilakukan dalam tiga bulan sekali oleh Puskesmas karena WVI sudah bekerja sama dengan mereka. “Ini semua dilakukan secara gratis. Selain itu kami juga mendapat bantuan berupa mesin parut yang kami gunakan mencari modal untuk memenuhi kebutuhan dalam dalam KSM in,” ujar Yudith dengan serius. (Musa Abubar)

Manajemen Sekolah

Konsep Dasar Manajemen Sekolah

MANAJEMEN SEKOLAH : Pengertian, Fungsi dan Bidang Manajemen

A.      Pengertian Manajemen Sekolah

Dalam konteks pendidikan, memang masih ditemukan kontroversi dan inkonsistensi dalam penggunaan istilah manajemen. Di satu pihak ada yang tetap cenderung menggunakan istilah manajemen, sehingga dikenal dengan istilah manajemen pendidikan. Di lain pihak, tidak sedikit pula yang menggunakan istilah administrasi sehingga dikenal istilah adminitrasi pendidikan. Dalam studi ini, penulis cenderung untuk mengidentikkan keduanya, sehingga kedua istilah ini dapat digunakan dengan makna yang sama.
Selanjutnya, di bawah ini akan disampaikan beberapa pengertian umum tentang manajemen yang disampaikan oleh beberapa ahli. Dari Kathryn . M. Bartol dan David C. Martin yang dikutip oleh A.M. Kadarman SJ dan Jusuf Udaya (1995) memberikan rumusan bahwa :

“Manajemen adalah proses untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi dengan melakukan kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling). Dengan demikian, manajemen adalah sebuah kegiatan yang berkesinambungan”.

Sedangkan dari Stoner sebagaimana dikutip oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa:

“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan”.

Secara khusus dalam konteks pendidikan, Djam’an Satori (1980) memberikan pengertian manajemen pendidikan dengan menggunakan istilah administrasi pendidikan yang diartikan sebagai “keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien”. Sementara itu, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan bahwa “administrasi pendidikan sebagai rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu terutama berupa lembaga pendidikan formal”.

Meski ditemukan pengertian manajemen atau administrasi yang beragam, baik yang bersifat umum maupun khusus tentang kependidikan, namun secara esensial dapat ditarik benang merah tentang pengertian manajemen pendidikan, bahwa : (1) manajemen pendidikan merupakan suatu kegiatan; (2) manajemen pendidikan memanfaatkan berbagai sumber daya; dan (3) manajemen pendidikan berupaya untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Fungsi Manajemen

Dikemukakan di atas bahwa manajemen pendidikan merupakan suatu kegiatan. Kegiatan dimaksud tak lain adalah tindakan-tindakan yang mengacu kepada fungsi-fungsi manajamen. Berkenaan dengan fungsi-fungsi manajemen ini, H. Siagian (1977) mengungkapkan pandangan dari beberapa ahli, sebagai berikut:

Menurut G.R. Terry terdapat empat fungsi manajemen, yaitu :
(1) planning (perencanaan);
(2) organizing (pengorganisasian);
(3) actuating (pelaksanaan); dan
(4) controlling (pengawasan).

Sedangkan menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi manajemen, meliputi :
(1) planning (perencanaan);
(2) organizing (pengorganisasian);
(3) commanding (pengaturan);
(4) coordinating (pengkoordinasian); dan
(5) controlling (pengawasan).

Sementara itu, Harold Koontz dan Cyril O’ Donnel mengemukakan lima fungsi manajemen, mencakup :
(1) planning (perencanaan);
(2) organizing (pengorganisasian);
(3) staffing (penentuan staf);
(4) directing (pengarahan); dan
(5) controlling (pengawasan).

Selanjutnya, L. Gullick mengemukakan tujuh fungsi manajemen, yaitu :
(1) planning (perencanaan);
(2) organizing (pengorganisasian);
(3) staffing (penentuan staf);
(4) directing (pengarahan);
(5) coordinating (pengkoordinasian);
(6) reporting (pelaporan); dan
(7) budgeting (penganggaran).

Untuk memahami lebih jauh tentang fungsi-fungsi manajemen pendidikan, di bawah akan dipaparkan tentang fungsi-fungsi manajemen pendidikan dalam perspektif persekolahan, dengan merujuk kepada pemikiran G.R. Terry, meliputi : (1) perencanaan (planning); (2) pengorganisasian (organizing); (3) pelaksanaan (actuating) dan (4) pengawasan (controlling).

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa :
“ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.”

Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. T. Hani Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan: (a) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (b) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama; (c) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran; (d) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; (e) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi; (f) memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; (g) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami; (h) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan (i) menghemat waktu, usaha dan dana.

Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan langkah-langkah pokok dalam perencanaan, yaitu :

1. Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut : (a) menggunakan kata-kata yang sederhana, (b) mempunyai sifat fleksibel, (c) mempunyai sifat stabilitas, (d) ada dalam perimbangan sumber daya, dan (e) meliputi semua tindakan yang diperlukan.
2. Pendefinisian gabungan situasi secara baik, yang meliputi unsur sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya modal.
3. Merumuskan kegiatan yang akan dilaksanakan secara jelas dan tegas.

Hal senada dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa terdapat empat tahap dalam perencanaan, yaitu : (a) menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan; (b) merumuskan keadaan saat ini; (c) mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan; (d) mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Pada bagian lain, Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas dasar luasnya cakupan masalah serta jangkauan yang terkandung dalam suatu perencanaan, maka perencanaan dapat dibedakan dalam tiga bentuk, yaitu : (1) rencana global yang merupakan penentuan tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang, (2) rencana strategis merupakan rencana yang disusun guna menentukan tujuan-tujuan kegiatan atau tugas yang mempunyai arti strategis dan mempunyai dimensi jangka panjang, dan (3) rencana operasional yang merupakan rencana kegiatan-kegiatan yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang, baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis.

Perencanaan strategik akhir-akhir ini menjadi sangat penting sejalan dengan perkembangan lingkungan yang sangat pesat dan sangat sulit diprediksikan, seperti perkembangan teknologi yang sangat pesat, pekerjaan manajerial yang semakin kompleks, dan percepatan perubahan lingkungan eksternal lainnya.
Pada bagian lain, T. Hani Handoko memaparkan secara ringkas tentang langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan strategik, sebagai berikut:

1. Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan umum tentang misi, falsafah dan tujuan. Perumusan misi dan tujuan ini merupakan tanggung jawab kunci manajer puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup masalah-masalah sosial dan etika, atau masalah-masalah umum seperti macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan.
2. Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan dan merupakan hasil analisis internal untuk mengidentifikasi tujuan dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya -sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di masa lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan di masa yang akan datang.
3. Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi cara-cara dan dalam apa perubahan-perubahan lingkungan dapat mempengaruhi organisasi. Disamping itu, perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan lebih khusus, seperti para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja dan lembaga-lembaga keuangan, di mana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi perusahaan.

Meski pendapat di atas lebih menggambarkan perencanaan strategik dalam konteks bisnis, namun secara esensial konsep perencanaan strategik ini dapat diterapkan pula dalam konteks pendidikan, khususnya pada tingkat persekolahan, karena memang pendidikan di Indonesia dewasa ini sedang menghadapi berbagai tantangan internal maupun eksternal, sehingga membutuhkan perencanaan yang benar-benar dapat menjamin sustanabilitas pendidikan itu sendiri.

2. Pengorganisasian (organizing)

Fungsi manajemen berikutnya adalah pengorganisasian (organizing). George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa :
“Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.
Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian : “… as the act of planning and implementing organization structure. It is the process of arranging people and physical resources to carry out plans and acommplishment organizational obtective”.
Dari kedua pendapat di atas, dapat dipahami bahwa pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.
Berkenaan dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa asas dalam organisasi, diantaranya adalah : (a) organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan; (b) pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja; (c) organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab; (d) organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol; (e) organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan (f) organisasi harus fleksibel dan seimbang.
Ernest Dale seperti dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu : (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b) pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan (c) pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

3. Pelaksanaan (actuating)

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

4. Pengawasan (controlling)

Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa :
“Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata; (d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Dalam perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.
Dengan demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

C. Bidang Kegiatan Pendidikan

Berbicara tentang kegiatan pendidikan, di bawah ini beberapa pandangan dari para ahli tentang bidang-bidang kegiatan yang menjadi wilayah garapan manajemen pendidikan. Ngalim Purwanto (1986) mengelompokkannya ke dalam tiga bidang garapan yaitu :

1. Administrasi material, yaitu kegiatan yang menyangkut bidang-bidang materi/ benda-benda, seperti ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, gedung dan alat-alat perlengkapan sekolah dan lain-lain.
2. Administrasi personal, mencakup di dalamnya administrasi personal guru dan pegawai sekolah, juga administrasi murid. Dalam hal ini masalah kepemimpinan dan supervisi atau kepengawasan memegang peranan yang sangat penting.
3. Administrasi kurikulum, seperti tugas mengajar guru-guru, penyusunan sylabus atau rencana pengajaran tahunan, persiapan harian dan mingguan dan sebagainya.

Hal serupa dikemukakan pula oleh M. Rifa’i (1980) bahwa bidang-bidang administrasi pendidikan terdiri dari :

1. Bidang kependidikan atau bidang edukatif, yang menyangkut kurikulum, metode dan cara mengajar, evaluasi dan sebagainya.
2. Bidang personil, yang mencakup unsur-unsur manusia yang belajar, yang mengajar, dan personil lain yang berhubungan dengan kegiatan belajar mengajar.
3. Bidang alat dan keuangan, sebagai alat-alat pembantu untuk melancarkan siatuasi belajar mengajar dan untuk mencapai tujuan pendidikan sebaik-baiknya.

Sementara itu, Thomas J. Sergiovani sebagimana dikutip oleh Uhar Suharsaputra (2002) mengemukakan delapan bidang administrasi pendidikan, mencakup : (1) instruction and curriculum development; (2) pupil personnel; (3) community school leadership; (4) staff personnel; (5) school plant; (6) school trasportation; (7) organization and structure dan (8) School finance and business management.

Di lain pihak, Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas (1999) telah menerbitkan buku Panduan Manajemen Sekolah, yang didalamnya mengetengahkan bidang-bidang kegiatan manajemen pendidikan, meliputi: (1) manajemen kurikulum; (2) manajemen personalia; (3) manajemen kesiswaan; (4) manajemen keuangan; (5) manajemen perawatan preventif sarana dan prasarana sekolah.

Dari beberapa pendapat di atas, agaknya yang perlu digarisbawahi yaitu mengenai bidang administrasi pendidikan yang dikemukakan oleh Thomas J. Sergiovani. Dalam konteks pendidikan di Indonesia saat ini, pandangan Thomas J. Sergiovani kiranya belum sepenuhnya dapat dilaksanakan, terutama dalam bidang school transportation dan business management. Dengan alasan tertentu, kebijakan umum pendidikan nasional belum dapat menjangkau ke arah sana. Kendati demikian, dalam kerangka peningkatkan mutu pendidikan, ke depannya pemikiran ini sangat menarik untuk diterapkan menjadi kebijakan pendidikan di Indonesia.

Merujuk kepada kebijakan Direktorat Pendidikan Menengah Umum Depdiknas dalam buku Panduan Manajemen Sekolah, berikut ini akan diuraikan secara ringkas tentang bidang-bidang kegiatan pendidikan di sekolah, yang mencakup :

1. Manajemen kurikulum

Manajemen kurikulum merupakan subtansi manajemen yang utama di sekolah. Prinsip dasar manajemen kurikulum ini adalah berusaha agar proses pembelajaran dapat berjalan dengan baik, dengan tolok ukur pencapaian tujuan oleh siswa dan mendorong guru untuk menyusun dan terus menerus menyempurnakan strategi pembelajarannya. Tahapan manajemen kurikulum di sekolah dilakukan melalui empat tahap : (a) perencanaan; (b) pengorganisasian dan koordinasi; (c) pelaksanaan; dan (d) pengendalian.
Dalam konteks Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), Tita Lestari (2006) mengemukakan tentang siklus manajemen kurikulum yang terdiri dari empat tahap :

1. Tahap perencanaan; meliputi langkah-langkah sebagai : (1) analisis kebutuhan; (2) merumuskan dan menjawab pertanyaan filosofis; (3) menentukan disain kurikulum; dan (4) membuat rencana induk (master plan): pengembangan, pelaksanaan, dan penilaian.
2. Tahap pengembangan; meliputi langkah-langkah : (1) perumusan rasional atau dasar pemikiran; (2) perumusan visi, misi, dan tujuan; (3) penentuan struktur dan isi program; (4) pemilihan dan pengorganisasian materi; (5) pengorganisasian kegiatan pembelajaran; (6) pemilihan sumber, alat, dan sarana belajar; dan (7) penentuan cara mengukur hasil belajar.
3. Tahap implementasi atau pelaksanaan; meliputi langkah-langkah: (1) penyusunan rencana dan program pembelajaran (Silabus, RPP: Rencana Pelaksanaan Pembelajaran); (2) penjabaran materi (kedalaman dan keluasan); (3) penentuan strategi dan metode pembelajaran; (4) penyediaan sumber, alat, dan sarana pembelajaran; (5) penentuan cara dan alat penilaian proses dan hasil belajar; dan (6) setting lingkungan pembelajaran
4. Tahap penilaian; terutama dilakukan untuk melihat sejauhmana kekuatan dan kelemahan dari kurikulum yang dikembangkan, baik bentuk penilaian formatif maupun sumatif. Penilailain kurikulum dapat mencakup Konteks, input, proses, produk (CIPP) : Penilaian konteks: memfokuskan pada pendekatan sistem dan tujuan, kondisi aktual, masalah-masalah dan peluang. Penilaian Input: memfokuskan pada kemampuan sistem, strategi pencapaian tujuan, implementasi design dan cost benefit dari rancangan. Penilaian proses memiliki fokus yaitu pada penyediaan informasi untuk pembuatan keputusan dalam melaksanakan program. Penilaian product berfokus pada mengukur pencapaian proses dan pada akhir program (identik dengan evaluasi sumatif)

2. Manajemen Kesiswaan

Dalam manajemen kesiswaan terdapat empat prinsip dasar, yaitu : (a) siswa harus diperlakukan sebagai subyek dan bukan obyek, sehingga harus didorong untuk berperan serta dalam setiap perencanaan dan pengambilan keputusan yang terkait dengan kegiatan mereka; (b) kondisi siswa sangat beragam, ditinjau dari kondisi fisik, kemampuan intelektual, sosial ekonomi, minat dan seterusnya. Oleh karena itu diperlukan wahana kegiatan yang beragam, sehingga setiap siswa memiliki wahana untuk berkembang secara optimal; (c) siswa hanya termotivasi belajar, jika mereka menyenangi apa yang diajarkan; dan (d) pengembangan potensi siswa tidak hanya menyangkut ranah kognitif, tetapi juga ranah afektif, dan psikomotor.

3. Manajemen personalia

Terdapat empat prinsip dasar manajemen personalia yaitu : (a) dalam mengembangkan sekolah, sumber daya manusia adalah komponen paling berharga; (b) sumber daya manusia akan berperan secara optimal jika dikelola dengan baik, sehingga mendukung tujuan institusional; (c) kultur dan suasana organisasi di sekolah, serta perilaku manajerial sekolah sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan pengembangan sekolah; dan (d) manajemen personalia di sekolah pada prinsipnya mengupayakan agar setiap warga dapat bekerja sama dan saling mendukung untuk mencapai tujuan sekolah.
Disamping faktor ketersediaan sumber daya manusia, hal yang amat penting dalam manajamen personalia adalah berkenaan penguasaan kompetensi dari para personil di sekolah. Oleh karena itu, upaya pengembangan kompetensi dari setiap personil sekolah menjadi mutlak diperlukan.

4. Manajemen keuangan

Manajemen keuangan di sekolah terutama berkenaan dengan kiat sekolah dalam menggali dana, kiat sekolah dalam mengelola dana, pengelolaan keuangan dikaitkan dengan program tahunan sekolah, cara mengadministrasikan dana sekolah, dan cara melakukan pengawasan, pengendalian serta pemeriksaan.
Inti dari manajemen keuangan adalah pencapaian efisiensi dan efektivitas. Oleh karena itu, disamping mengupayakan ketersediaan dana yang memadai untuk kebutuhan pembangunan maupun kegiatan rutin operasional di sekolah, juga perlu diperhatikan faktor akuntabilitas dan transparansi setiap penggunaan keuangan baik yang bersumber pemerintah, masyarakat dan sumber-sumber lainnya.

5. Manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah

Manajemen perawatan preventif sarana dan prasana sekolah merupakan tindakan yang dilakukan secara periodik dan terencana untuk merawat fasilitas fisik, seperti gedung, mebeler, dan peralatan sekolah lainnya, dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan dan menetapkan biaya efektif perawatan sarana dan pra sarana sekolah.
Dalam manajemen ini perlu dibuat program perawatan preventif di sekolah dengan cara pembentukan tim pelaksana, membuat daftar sarana dan pra saran, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian dan memberikan penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka meningkatkan kesadaran merawat sarana dan prasarana sekolah.
Sedangkan untuk pelaksanaannya dilakukan : pengarahan kepada tim pelaksana, mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi tempat sarana dan prasarana, menyebarluaskan informasi tentang program perawatan preventif untuk seluruh warga sekolah, dan membuat program lomba perawatan terhadap sarana dan fasilitas sekolah untuk memotivasi warga sekolah.